华泰观点|以案释法——企业应当如何制定有效的劳动规章制度
华夏泰和在接受客户的委托，处理其与员工之间的劳动纠纷时，发现企业凭借劳动规章制度的规定，对违反规定的员工给予不同程度的处分，甚至径直解除劳动合同，由此与员工产生矛盾，引发各类劳动纠纷。
劳动规章制度作为企业内部规章制度之一，其地位相当于企业内部“立法”，一经生效，便约束企业每位员工，关系每位员工的切身权利，不合法不合理的规章制度不仅不能正确规范双方权利义务，反而彼此消耗，造成巨大损失。
因此，无论制定程序，还是制定内容，均应慎重安排，在总结过往经验的基础上，结合现有案例，对企业如何制定有效的劳动规章制度进行梳理。
规章制度制定程序须合法
《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，且用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。该条文对用人单位制定规章制度提出了程序上的要求和指引，并在司法实践中成为判断规章制度是否合法的重要依据。
程序合法的内在要求主要包含：
★制定程序原则上须由职工代表大会或全体职工协商讨论确定
余某诉某通讯公司劳动合同纠纷一案中（案号：2018粤03民终12835号），余某以某通讯公司作为管理依据的《信息安全奖惩管理规定》未经过民主程序制定为由主张该管理规定无效，要求某通讯公司支付违法解除劳动合同赔偿金并予以公开道歉。深圳市中级人民法院经审理认为，某通讯公司制定《信息安全奖惩管理规定》时经过讨论，并经公司经理、各部门骨干、职工代表在网上进行会签，符合《劳动合同法》第四条“平等协商”的制定程序。且双方《劳动合同书》中第十条约定：“甲方通过网上公示的方式（网址：××）将规章制度告知乙方，乙方可随时通过上述网址自行查询和了解甲方的各项规章制度。……双方同意，甲方在上述网址公布规章制度后七个工作日即视为向乙方履行了对规章制度的公示义务”，该《劳动合同书》双方均签字确认，亦符合《劳动合同法》第四条关于制度公示的规定。
因此，法院认为某通讯公司的《信息安全奖惩管理规定》有效，解除与余某的劳动合同存在正当依据，驳回了余某全部诉讼请求。由此可见，只有经过职工代表大会或全体职工协商讨论制定的规章制度，其效力才会得到法院认可。
★规章制度必须履行公告、告知程序
公示、告知程序是劳动规章制度生效的要件之一。除上述余某诉某通讯公司劳动合同纠纷一案以外，实践中存在大量规章制度未经公示程序不被法院采纳的案例。深圳市某酒店申请撤销深南劳人仲案[2016]1960号仲裁裁决一案中（案号：2016粤03民特764号），某酒店不能证明解除劳动合同所依据的《员工手册》经民主程序制定且进行公示，深圳市中级人民法院据此认为某酒店违法解除劳动合同，驳回某酒店的撤销申请。
规章制度内容必须合法、合理
规章民事审判重实质，轻形式，即使劳动规章制度制定程序符合法律规定要件，但若制度内容本身违法、违反公平原则或存在其他不合理因素，也不能作为有效制度得到法律支持。
吴某与某快递公司劳动合同纠纷二审中（案号：2015中中法民六终字第224号），中山市中级人民法院认为，人民法院不仅应当审查用人单位规章制度的制定程序是否合法、还需要审查劳动者的违纪行为在规章制度中是否有明确规定、规章制度对劳动者严重违纪行为的规定是否公平合理等，以判断劳动者是否属于严重违反用人单位规章制度、用人单位解除劳动合同的行为是否合法有效。
该案中，某快递公司以吴某未经客户同意，为客户开立账号，申请相关折扣但折扣生效后并未跟进的行为违反了《员工手册》第2.1.2条的规定，“员工的任何违规或不检行为，均足以导致包括解雇在内的严重纪律处理，上述违规或不检行为包括但不限于：蓄意伪造申请书或其他与本公司有关的文件，包括但不限于……”，第3.1.4条规定：“员工发生失检行为时，经过适当调查，公司可以做出立即解雇员工的处理”，第3.1.5条规定：“任何员工由于违反公司政策和程序而导致被公司立即解雇，公司无需提前通知或给予其他任何补偿”为由解除了与吴某的劳动合同，法院认为，解雇员工，对于员工来说，是用人单位可以采取的最严厉的处罚措施，用人单位在制定和修改规章制度时，应当做到具体明确哪些情形属于“严重违反”，哪些情形属于“一般性违反”。
而从某快递公司提供的规章制度内容中看，只要是失检行为，凡是任何员工违反公司政策和程序都可以导致被公司立即解雇、公司无需提前通知或给予其他任何补偿的处理结果，该规章制度非常不明晰，对劳动者来说既不公平，也不合理，故某快递公司的相关规章制度违反了劳动法规关于制定规章制度应当合理合法、保障劳动者享有权利、履行劳动义务的规定，某快递公司以此为由解除劳动合同证据不足，构成非法解除，应向吴某支付经济赔偿金。
总结
综上所述，规章制度的制定必须同时满足程序合法和内容合法、合理两个条件，否则，根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定，用人单位的规章制度欠缺任何一项条件的，均不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据，换言之，用人单位依据程序不合法或内容不合理合法的规章制度对劳动者进行处罚的，人民法院倾向于否认规章制度的合法性，从而作出对用人单位不利的判决。
劳动规章制度作为企业内部规章制度之一，其地位相当于企业内部“立法”，一经生效，便约束企业每位员工，关系每位员工的切身权利，不合法不合理的规章制度不仅不能正确规范双方权利义务，反而彼此消耗，造成巨大损失。
因此，无论制定程序，还是制定内容，均应慎重安排，在总结过往经验的基础上，结合现有案例，对企业如何制定有效的劳动规章制度进行梳理。
规章制度制定程序须合法
《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，且用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。该条文对用人单位制定规章制度提出了程序上的要求和指引，并在司法实践中成为判断规章制度是否合法的重要依据。
程序合法的内在要求主要包含：
★制定程序原则上须由职工代表大会或全体职工协商讨论确定
余某诉某通讯公司劳动合同纠纷一案中（案号：2018粤03民终12835号），余某以某通讯公司作为管理依据的《信息安全奖惩管理规定》未经过民主程序制定为由主张该管理规定无效，要求某通讯公司支付违法解除劳动合同赔偿金并予以公开道歉。深圳市中级人民法院经审理认为，某通讯公司制定《信息安全奖惩管理规定》时经过讨论，并经公司经理、各部门骨干、职工代表在网上进行会签，符合《劳动合同法》第四条“平等协商”的制定程序。且双方《劳动合同书》中第十条约定：“甲方通过网上公示的方式（网址：××）将规章制度告知乙方，乙方可随时通过上述网址自行查询和了解甲方的各项规章制度。……双方同意，甲方在上述网址公布规章制度后七个工作日即视为向乙方履行了对规章制度的公示义务”，该《劳动合同书》双方均签字确认，亦符合《劳动合同法》第四条关于制度公示的规定。
因此，法院认为某通讯公司的《信息安全奖惩管理规定》有效，解除与余某的劳动合同存在正当依据，驳回了余某全部诉讼请求。由此可见，只有经过职工代表大会或全体职工协商讨论制定的规章制度，其效力才会得到法院认可。
★规章制度必须履行公告、告知程序
公示、告知程序是劳动规章制度生效的要件之一。除上述余某诉某通讯公司劳动合同纠纷一案以外，实践中存在大量规章制度未经公示程序不被法院采纳的案例。深圳市某酒店申请撤销深南劳人仲案[2016]1960号仲裁裁决一案中（案号：2016粤03民特764号），某酒店不能证明解除劳动合同所依据的《员工手册》经民主程序制定且进行公示，深圳市中级人民法院据此认为某酒店违法解除劳动合同，驳回某酒店的撤销申请。
规章制度内容必须合法、合理
规章民事审判重实质，轻形式，即使劳动规章制度制定程序符合法律规定要件，但若制度内容本身违法、违反公平原则或存在其他不合理因素，也不能作为有效制度得到法律支持。
吴某与某快递公司劳动合同纠纷二审中（案号：2015中中法民六终字第224号），中山市中级人民法院认为，人民法院不仅应当审查用人单位规章制度的制定程序是否合法、还需要审查劳动者的违纪行为在规章制度中是否有明确规定、规章制度对劳动者严重违纪行为的规定是否公平合理等，以判断劳动者是否属于严重违反用人单位规章制度、用人单位解除劳动合同的行为是否合法有效。
该案中，某快递公司以吴某未经客户同意，为客户开立账号，申请相关折扣但折扣生效后并未跟进的行为违反了《员工手册》第2.1.2条的规定，“员工的任何违规或不检行为，均足以导致包括解雇在内的严重纪律处理，上述违规或不检行为包括但不限于：蓄意伪造申请书或其他与本公司有关的文件，包括但不限于……”，第3.1.4条规定：“员工发生失检行为时，经过适当调查，公司可以做出立即解雇员工的处理”，第3.1.5条规定：“任何员工由于违反公司政策和程序而导致被公司立即解雇，公司无需提前通知或给予其他任何补偿”为由解除了与吴某的劳动合同，法院认为，解雇员工，对于员工来说，是用人单位可以采取的最严厉的处罚措施，用人单位在制定和修改规章制度时，应当做到具体明确哪些情形属于“严重违反”，哪些情形属于“一般性违反”。
而从某快递公司提供的规章制度内容中看，只要是失检行为，凡是任何员工违反公司政策和程序都可以导致被公司立即解雇、公司无需提前通知或给予其他任何补偿的处理结果，该规章制度非常不明晰，对劳动者来说既不公平，也不合理，故某快递公司的相关规章制度违反了劳动法规关于制定规章制度应当合理合法、保障劳动者享有权利、履行劳动义务的规定，某快递公司以此为由解除劳动合同证据不足，构成非法解除，应向吴某支付经济赔偿金。
总结
综上所述，规章制度的制定必须同时满足程序合法和内容合法、合理两个条件，否则，根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定，用人单位的规章制度欠缺任何一项条件的，均不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据，换言之，用人单位依据程序不合法或内容不合理合法的规章制度对劳动者进行处罚的，人民法院倾向于否认规章制度的合法性，从而作出对用人单位不利的判决。
